Excelで連続印刷

ExcelでWordの差し込み印刷のようにデータを読み込んで連続印刷できないか考えてみました。

Excelでは複数シートを一括で印刷する方法はあるんです。

ただ、Wordのように一つの文書に、ExcelやAccessのデータベースを読み込んで連続で印刷する機能はないです。

まさか、印刷したいデータ分のシートを作成するわけににもいかないですよね。データによっては数百シート作成しなければならなくなります。

やはりここはVBコードで対応するしかないようです。

作成したサンプルのExcelファイルはダウンロードできるようにしますので、VBコードの公開はしません。

今回は、作成したExcelファイルの使い方を解説します。

印刷するシートは以前当ブログで解説した「関数で取引明細」を使用します。

このように、必ず印刷の元になるデータベースと印刷用のシートを作成します。

データベース（必要に応じデータの並び替え等を行っておく）


印刷用シート


印刷用の「個別取引明細書」は「顧客№」で「売上データ」からVLOOKUP関数などを使い自動でデータ表示するように作成しています。


Wordのように文書を作成し、表示したいデータを個々に差し込んでいくのではなく、データベースのキーになる部分（今回は「顧客№」）から、関数などを使い、印刷用のシートを作成しておきます。

ということは、そのキーになる部分（今回は「顧客№」）を「書き換えて印刷する」という処理を行えば、連続印刷できるわけです。

印刷するための設定をする「印刷コントロール」というシートを作成しました。



①DBシート　　～　データベースに使用するシート名を指定

②DB開始位置　～　データベースの始まる位置をセル番地で直接指定する（だいたい「a1」からだと思います。）



③DB表示列　　～　データベースのフィールドで印刷シートに表示させるキーとなる部分（今回は顧客№）をセル番地で直接指定する。



④重複印刷　　～　③DB表示列で指定したキーとなる項目が重複している場合、重複に関係なくすべて印刷するか（する）、重複のキーがある場合は読み飛ばして次のキー項目を印刷するか（しない）を指定する。
※今回は「しない」を選択しました。ということは、一度読み込んだキーと次に読み込まれるキーが同じならば、新しいキーが読み込まれるまで読み飛ばします。（ここは使ってみるとわかります。）

⑤印刷シート　～　印刷するシート名を指定。

⑥印刷位置　　～　③DB表示列で指定したキー項目を印刷シートのどのセルに表示させるか、セル番地で直接指定する。



設定が終わったら、下の図形（すでにマクロ登録されている）をクリックすると印刷シートへ画面が切り替わり印刷が開始されます。



⑤印刷位置で指定したセル「a5」部分にデータベースから読み込まれたキーが順に表示され、印刷される。


最後のデータの読み込みが終わると終了のお知らせがでます。



このVBコードは、なんのことはない、指定されたデータベースのキーとなる項目を順に表示し印刷するだけのプログラムです。

そのため、印刷するシートはキー項目からすべてを表示できるように作りこまなければなりません。むしろこちらのほうが大事です。

それが完成すれば、あとは「印刷コントロール」シートへ必要項目を設定し、「印刷開始」ボタンをクリックです。

今回は、キーが重複する少し面倒な明細をサンプルに解説しましたが、キーが重複しないデータベース（住所録等）を使用し案内状や見積もり書などにも使えると思います。

印刷用のシートそのものは、複数のデータベースから作成してもかまいません。ただ、表示させる（読み込ませる）キーが存在するデータベースは一つが原則です。

次回、この連続印刷をほかの例を使用して解説してみます。

サンプルファイルはサイドバーの使用サンプルファイルからダウンロードできます。