Excelで学校諸費管理③～月ごとの管理

Excelで学校諸費管理②～生徒リストの作成・・・・・からのつづき

前回は生徒リストを作成し、「区分名」という項目に生徒の生活環境により「区分」を設定し、さらにその区分により使用する諸費一覧表を自在に変更する関数をOFFSET関数により設定しました。

このOFFSET関数を設定するところが、この学校諸費管理の一番重要ポイントです。あとは通常のEXCEL機能ができればOKです。

まずは、設定した関数を全生徒にコピーします。



生徒ごとの集金額と一番下には全生徒の集計を算出しています。あとは、この集計を使い月ごとに管理していくだけです。

生徒リストの各諸費金額の横には月ごとの表を作成しています。



まずは、その月の集金額が実際の集金額と合致したならば、集金額の部分をコピーし、集金月に貼り付けます。（数式が入力されているので「形式を選択して貼り付け」の「値」を選択しましょう。）



その月に集金した金額を格納します。



次に、集金額の詳細を集計するシートを作っておきます。



ここにその月集計した、集金額の詳細を生徒リストの合計欄からコピーし貼り付けます。（数式が入力されているので「形式を選択して貼り付け」の「値」を選択しましょう。）



この２つの作業を月の集金が確定した後に行います。

これで、生徒ごとの区分別の集金額を月ごとに管理、さらにその詳細も管理できます。

コピー＆貼り付けの作業は「マクロの記録」で自動化するのも考えたのですが、手作業で十分と考えます。

ただ、学校事務担当の方が、全生徒の管理を行うとなった場合は、作業を効率化するため「マクロの記録」を使うのもいいと思います。（「灯油定期配送管理②～マクロの記録」を参照）


ここまでは、あくまでも基本的な使い方。やはり一筋縄ではいかないのが事務仕事。

次回はいろんなパターン（イレギュラーも含めた）を想定した使い方を考えていきます。

Excelで学校諸費管理④～タイトル未定・・・・・へつづく