データベース化

Excelで仕事というと請求書や見積もり、日報、月報や在庫の集計。ちょっとした計算式が入っていて、型が決まったものに入力するというのが定番です。その場限り対応してるというのが多いですね。

例えば請求書や見積もりの場合、毎回、名前を修正して、明細を入力し直して印刷してたり、会議の資料も毎回、同じ表の金額を修正して出したりと・・・・。
もちろん緊急で作成しなきゃならない資料もありますから、すべてがダメということではないですよ。やはり普段からの積み重ねが、いろんな資料になって作成されるというのが理想です。請求書の名前は顧客のリストから自動で表示されたり、月次の資料は日々発生する伝票のデータを集計していつでも出せるというのがいいですよね。

そのためには、普段から必要と思うデータはExcelを使ってデータベース化しておきましょう。データベースというと難しいと思う方もいるかもしれませんが、ぜんぜん簡単です。



こんな感じで必要な項目を設定してデータを入力しておけばいいんです。（図では取引先を入力しています。）
このように同じ目的をもったデータをデータベース化しておくことによって、後々いろんなものに化けます。
例えば図のように取引先を入力しておくことにによって、見積もりや請求書先を自動で表示したり、封筒に住所を印刷したり様々な用途が想定されます。

次回のExcelはデータベース化したデータを使い見積もり書を作成してみます。