Excelで時数管理③～概算時数時間割表を完成させる

Excelで時数管理②～可能時数を集計する・・・・・・からのつづき

地道な作業の結果、予定表から年間の可能時数を算出してくれる、時間割りを作成しました。

ということで、生徒さんの実際の予定を予定表に入力してみました。（多少間違って入力したかも・・・ご了承ください）



2学期は夏休み、３学期は冬休みがあるので休日「／」が多いですね。

結果、このような可能時数時間割表（なんか違う言い方ないでしょうか）ができました。

※クリックすると大きく表示されます。


7時間目がない学校なので、7時間目はすべて「０」になってます。

曜日ごと、時間ごと、さらに1学期から3学期までが分割されて表示されてます。

ここからは、概算の時数を入力する作業に入ります。

月曜日、1時間目の枠に注目すると、時数の下に3行の枠が用意されています。



これは、学期ごとに時間割を変更することを考慮して作りました。

ここに実際に行う教科名と時数を入力します。

２列目の枠に予定表同様に入力規則を使い、教科を選択できるように設定します。（3行すべてに設定します。）すべての曜日及び時間にもコピーしましょう。



使い方としてはこのように、教科とその右に行う予定時数を1～3学期の可能時数を超えない範囲で入力します。



時間割の上部には、指定した教科の時数を集計する表を作成しています。



1行目はお上からお達しがある標準時数をそれぞれの教科ごとに入力しておきます。

2行目には、時間割りに指定した教科の時数を集計します。

3行目は、標準時数と指定した時数との差（標準時数―概算時数）を表示するようにしました。この差を見ながら、概算時数を調整します。

それでは2行目に集計の関数を作成しましょう。



使う関数は、当ブログでも解説した、SUMIF関数を使います（使える関数～SUMIFとCOUNTIFを参照してください）。

SUMIF関数の引数は次の通りです。

SUMIF(①条件の対象範囲,②条件,③集計する範囲）

①条件の対象範囲（教科を入力する枠）と③集計する範囲（時数を入力する枠）は図のように1週間分で７つあります。



ですので、SUMIF関数を7つ（月～日）作成し、それをSUM関数で合計する方法をとります。

国語の概算時数にセルを選択します。

まず一つ目のSUMIFを作成します。



=SUM(SUMIF($Q$10:$Q$43,"国",$R$10:$R$43)
※時間割を作る位置によって範囲は違います。

まずSUM関数を使います。そしてその中に一つ目のSUMIF関数を作成していきます。

「Q10」から「Q43」の間で入力された値が「国」のセルの時数（「R10」から「R43」）を集計する・・・・という意味になります。

これを「,」（カンマ）で区切りほかの範囲のSUMIFも作成します（範囲の絶対参照は忘れずに）。

こんな感じになります。



画面には入りきりません。

=SUM(SUMIF($Q$10:$Q$43,"国",$R$10:$R$43),SUMIF($T$10:$T$43,"国",$U$10:$U$43),SUMIF($W$10:$W$43,"国",$X$10:$X$43),SUMIF($Z$10:$Z$43,"国",$AA$10:$AA$43),SUMIF($AC$10:$AC$43,"国",$AD$10:$AD$43),SUMIF($AF$10:$AF$43,"国",$AG$10:$AG$43),SUMIF($AI$10:$AI$43,"国",$AJ$10:$AJ$43))

長いですね。でもこれしきでへこたれてはいけません。

これで、７つの範囲で条件、「国」の時数のみ集計することができます。

できたら他の教科へコピーし、条件の教科名のみ修正して終了です。

では実際に入力してみます。

こんな感じに入力した教科を集計してくれます。



あとは、標準時数とその差をにらめっこしながら、概算の時間割りを作成します。


次回は毎日の時数管理を入力する設定を予定表に行います。

Excelで時数管理④～年間予定及び時数入力表を完成させる・・・・・へつづく

Excelで時数管理④～年間予定及び時数入力表を完成させる

Excelで時数管理③～概算時数時間割表を完成させる・・・・・からのつづき

前回、可能時数から概算の時間割表を作成するところまで完成させました。

※算出された可能時数と標準時数を確認しながら概算の時間割を作っていく。


この時間割が完成すれば、もうこわいものはありません。

この時間割のとおり進めていけば、標準時数をクリアできるはずですから・・・・・とはいうものの、概算は概算、予定は予定といことで、なかなか順調にはいかないのが世の常でして、予定が変更になったり、うっかり、入力ミスしたりなどいろんなことがあります。

やはり毎日のチェックが必要と思います。

そこで、「Excelで時数管理①～年間の予定を埋める」で作成した、年間予定に、毎日行った授業を入力していくことで、さらに時数の管理を強固なものにしましょう。

年間予定表の上に標準時数と1学期から3学期までの時数に関係のある教科の集計表を作成しました。一番下の行には、標準時数との差を計算するようにしています。さらに「年間予定及び時数入力表」というタイトルまで付けています。



このように本日行った授業を入力すると、上部の表に集計されるように作成します。



関数は、COUNTIF関数（使える関数～SUMIFとCOUNTIF①を参照）を使います。

入力された教科をカウントするという単純明快な作業いなります。

COUNTIF関数の引数を確認します。

COUNTIF（①カウントする範囲,②カウントする条件）

1学期から3学期まで行を分けているので、①カウントする範囲は図のようにそれぞれ違いますので、注意しましょう。



1学期から3学期までの「国語」に設定できたら、コピーして、②カウントする条件を各教科に変更しましょう。

一番下の「残」には標準時数から1学期から3学期までの集計を差し引く数式を入力しておきましょう。


このように、その日行った教科を入力すると集計してくれます。




私の生徒さんは実際にこれを使って時数計算してます。まわりの先生方は時数計算をけっこう苦労してるらしいです。最後は面倒になって「もう適当だ！」なんて方もいるそうです。

このように、いったん年間の予定を決めて、概算の時間割を作成することにより、見通しが立ちますよね。気持が楽になります。

あとは、時間割に従って、毎日簡単な入力をしていけばいいだけです。

予定を変更すれば、時間割表の可能時数が増えたり減ったりしますので、そこを見ながら微調整していくことも必要になりますね。

少しでも時数計算を自分でやろうとしてる方の参考になったらと思います。


ちょっとした便利ネタだと早い更新ができるのですが、けっこうな大ネタなので解説や図の見せ方などを考るのに時間がかかってしまいます。ご了承ください。

この時数管理の表を作成するのにも、お話を聞きながら、けっこう時間がかかりました。

出来上がりのソフトを使うのもいいですが、こうやって自分で作成するとやっぱり達成感があります。また、自分でレイアウトの変更や追加など思いのままです。

当ブログはとにかく「自分で作ってみる」をモットーとしております。なるべくプログラミング言語などの専門知識がなくても実践で十分通用することが表現できればいいなあと日々考えております。

過去ログにもけっこう実践で使えるテクニックを紹介してます。よろしければぜひ見てくださいね。