ピボットテーブルで在庫管理④～ピボットテーブルを作成する

ピボットテーブルで在庫管理③～データ範囲（名前の定義）からのつづき

前回はデータの増減に合わせて範囲が変化する「在庫データ範囲」を定義しました。

それでは、ピボットテーブル作成に入ります。

ピボットテーブルは指定したデータ範囲を使い2次元の集計（クロス集計ともいう）を簡単に行うことができる機能です。

今回は商品在庫を倉庫別に一目でわかる集計表を作成します。

「データ」シートを選択します。

「挿入」タブの「テーブル」グループから「ピボットテーブル」ボタンの「ピボットテーブル」をクリックします。




ダイアログボックスの「テーブル/範囲」に作成した名前「在庫データ範囲」と入力します。

ピボットテーブルを作成する場所は、「新規ワークシート」でいいでしょう。もしピボットテーブル用にシートを作成した場合は、「既存のワークシート」を選択します。




左にテーブル作成用の領域（集計エリア）、右の作業ウィンドウには「データ」シートのフィールド名が入った「フィールドリスト」が表示されます。



「フィールドリスト」の下の欄には、集計に使用するフィールドを格納するボックスが表示されます。このボックスに必要なフィールドをドラックするだけで集計表が作成されます。




実際に始める前に、一つだけ作業を行います。

Office2007になって、このピボットテーブルの機能もかなり向上しました。しかし、以前のバージョン（Office2003）の機能の方が使いやすい部分もあります。

したがって、新しい機能も使い、以前の良い部分も使えるように設定を変更します。

左の集計エリアで右クリックし、「ピボットテーブルオプション」をクリックします。



ダイアログボックス「表示」タブの「従来のピボットテーブルレイアウト・・・・・・」にチェックを付けて「OK」をクリックします。



「Office2003」バージョンのレイアウト表示に変わります。


それでは、集計をしましょう。

「フィールドリスト」から、このようにボックスにフィールドをドラックします。

※Office2003では直接集計エリアにドラックします。



列ラベル・・・・「倉庫」～　列（右方向）に倉庫名がすべて表示されます。

行ラベル・・・・「商品ID」「商品」～　行（下方向）にIDと商品名が表示されます。※IDがあったほうが、似たような商品名や並び替えのとき便利です。

値・・・・・・・「在庫数」　～　集計するフィールドです。

もう集計表は完成しています。（早いですね～）

ここからは細かい設定が必要になります。（列幅等は任意で調整しましょう。）

まずは商品IDごとに小計が算出されてます。これは必要がないので削除しましょう。



「商品ID」（どのIDでもいいです。）で右クリックします。メニューの「商品IDの小計」にチェックがついてますので、クリックします。



「商品ID」の小計が削除されました。これはいつでも復活できます。




次は、在庫数の集計表示を「,」付きに変更しましょう。

集計エリアで右クリックし、「表示形式」をクリックします。



書式設定のダイアログボックスが表示されますので、分類から「数値」、桁区切りを使用するにチェックを入れます。




倉庫名を並び替えましょう。一応「青森、弘前、八戸」の順にしたいので、弘前を移動します。



フィールド「弘前」上で右クリックし、「移動」から「弘前を右に移動」をクリックします。



最初はこういう細かい作業は仕方ないですね。がんばりましょう。

さあ、それではデータを入力して在庫数の変化を確かめましょう。

八戸倉庫のA品に注目しましょう。



「八戸倉庫で「A品」を八戸家具から20個仕入れた」と想定しましょう。

このようにデータを入力し、追加します。



ピボットテーブルのシートへ戻り確認しましょう。

まだ変化はないです。データ範囲は、増減があっても再指定しなくてもいいように設定しました。




あとは「更新」操作を行いテーブルにデータを反映させるだけです。

テーブル上で右クリックし、メニューから「更新」をクリックします。



八戸倉庫へ「A品」が「20」個追加され、総計も再計算されています。



これで全倉庫の在庫数が一目で確認できるようになりました。

普段はデータを1つ入力して毎回更新するという必要はなく、まとめて入力して、一回の更新でOKです。

それから、毎日の仕事では複数の人がデータを追加したり削除したりする場合もあると思います。そうなると表示されているピボットテーブルが最新かどうか確認できないこともあるので、必ず「更新」の操作を行ってから作業をしましょう。


今回は右クリックメニューからいろんな操作を行いましたが、ピボットテーブルを選択すると表示される「ピボットテーブル　ツール」からも同じ操作ができます。



「デザイン」タブでは、ピボットテーブルに様々なスタイルを適用し、見栄えのいい表を作ることができます。

試してみてください。

ピボットテーブルで在庫管理⑤～いろんなパターンを試そう！・・・・・へつづく