ワードで請求書①

ワードの差し込み印刷はエクセルやアクセスと連携させて多数の顧客や取引先に文書を印刷できる仕事では必須の機能ですね。

エクセルやアクセスのレポートで作成する文書はそれなりですが、やはりワードのいろんな機能で作った文書を使いたいということがあると思います。

ワードの差し込み印刷はデータのレコードを一件ずつ読み込み印刷します。

要するに一件読み込みフィールドを差し込んで印刷、次のレコードを読み込んでフィールドを差し込んで印刷・・・・・・といった感じ。

ただ、エクセルで作成したこのような、取引先の取引日ごとに複数データが存在する場合。


これをワードに差し込み印刷する場合は、１取引ごとに1枚の文書というわけにはいかないですね。

やはり１取引先ごとに１枚。つまり、取引先が同じ間は改ページしたくない！という欲求がでてくるわけです。

ワードで作成した、請求書はこんな感じ。


取引先。取引明細（取引日、品名、数量等）は明細でズラー表示ということですね。

このようにワードに差し込むにはちょっとしたテクニックが必要です。

まずエクセルにちょっと仕掛けをします。

取引先が変わるときになにか印をつける・・・・。ワード側で判断できる材料を追加するといったほうがいいでしょう。今回は取引先の変わり目に空白を追加しましょう。

このようなテストデータの３０件ぐらいだと手作業でいいですが、何百件もあれば大変です。

そこでエクセルの集計機能を使い、どーでもいい集計をおこないます。


今回は取引先「NO」別の「分類」のカウントという集計を行います。


あくまでもこれは空白行を追加するための作業ですのでこの集計自体に意味はありませんのでご了承願います。

これで取引先の変わり目に空白のセルを含む行（厳密には集計行）が追加されます。この変わり目をワードで判断し差し込み印刷します。


保存しておきましょうね。


ワードで請求書②へ～つづく