今年も届いたMCTキッド

MicroSoftの公認インストラクターの証明であるMCTキッドが今年も届きました。

Office製品のエクセルやワードはもう企業では必須になってます。お仕事を探している方も求人票に必ず条件として書かれていると思います。

どんなにアイパッドやスマホが進化しても、エクセルやワード的な？アプリケーションは企業では必ず使うでしょう。

私の信念として、来てくれる生徒さんには、資格取得も大事だけど、実践で使えないとね！ということで、毎日熱を入れて教えています。

Office製品も日々進化しております。この証明書に恥じないようがんばりたいなあ・・・と思う今日この頃です。

ワードで請求書①

ワードの差し込み印刷はエクセルやアクセスと連携させて多数の顧客や取引先に文書を印刷できる仕事では必須の機能ですね。

エクセルやアクセスのレポートで作成する文書はそれなりですが、やはりワードのいろんな機能で作った文書を使いたいということがあると思います。

ワードの差し込み印刷はデータのレコードを一件ずつ読み込み印刷します。

要するに一件読み込みフィールドを差し込んで印刷、次のレコードを読み込んでフィールドを差し込んで印刷・・・・・・といった感じ。

ただ、エクセルで作成したこのような、取引先の取引日ごとに複数データが存在する場合。


これをワードに差し込み印刷する場合は、１取引ごとに1枚の文書というわけにはいかないですね。

やはり１取引先ごとに１枚。つまり、取引先が同じ間は改ページしたくない！という欲求がでてくるわけです。

ワードで作成した、請求書はこんな感じ。


取引先。取引明細（取引日、品名、数量等）は明細でズラー表示ということですね。

このようにワードに差し込むにはちょっとしたテクニックが必要です。

まずエクセルにちょっと仕掛けをします。

取引先が変わるときになにか印をつける・・・・。ワード側で判断できる材料を追加するといったほうがいいでしょう。今回は取引先の変わり目に空白を追加しましょう。

このようなテストデータの３０件ぐらいだと手作業でいいですが、何百件もあれば大変です。

そこでエクセルの集計機能を使い、どーでもいい集計をおこないます。


今回は取引先「NO」別の「分類」のカウントという集計を行います。


あくまでもこれは空白行を追加するための作業ですのでこの集計自体に意味はありませんのでご了承願います。

これで取引先の変わり目に空白のセルを含む行（厳密には集計行）が追加されます。この変わり目をワードで判断し差し込み印刷します。


保存しておきましょうね。


ワードで請求書②へ～つづく

ワードで請求書②

ワードで請求書①からのつづき

ワードでの作業に移ります。

ワードで作成した請求書


「差し込み文書」タブの「差し込み印刷」グループの「宛先の選択」をクリックし、差し込むデータを選択します。もちろん「ワードで請求書①」で作成したエクセルファイルになります。
※サンプルファイルでは「明細差込2」です。


「OLEデータベース」などと表示されますが、「OK」で進みます。

データを作成したシートを選択します。


「宛先の選択」が正常にできますと「文書入力とフィールド挿入」グループの「差込フィールドの挿入」をクリックすると、エクセルで作成したデータの見出しが表示されます。


フィールドを適材適所に差し込んでいきます。

「NO」「取引先」
明細部分は「取引日」「品名」「数量」「単価」「金額」を挿入しましょう。明細行は2行作っておきます。
※クリックすると大きく表示されます。


明細部分を2行作ります。1行目は必ず差し込みされるのでいいんですが、問題は2行目からですね。本来このまま差込印刷を実行すると、２行目以降は次のページに差し込まれます。

ですので、2行目にルール＜Next Record If＞を設定します。直訳すると「読み込んだレコードがもし・・・・だったら差し込む」という意味になります。「・・・・」は条件になりますので条件を満たせばデータが差し込まれ、満たさなければ改ページし、次のページから差し込みがはじまります。

2行目の取引日をクリックし、「文書入力とフィールド挿入」「ルール」をクリックし、＜Next Record If＞を選択します。
※クリックすると大きく表示されます。


条件を指定します。

どのフィールドを条件の対象とするか、で「取引日」にします。比較は「等しくない」を指定します。比較対象は「""」ダブルクウォーテーション２つ（空白を意味します）を入力します。


意味は「取引日」が「""」（空白）と等しくない場合、レコードを差し込む・・・・という意味になります。

ということは、「取引日」が空白でない限りレコードが差し込まれ、空白が読み込まれた場合、改ページされます。

この「空白」が「ワードで請求書①」でエクセルに追加した「集計行」の意味になるわけです。

あとはこの行を残りの明細行にすべてコピーします。


「結果のプレビュー」を見てみましょう。


いいですね。

ワードにも簡単な集計機能ありますから、明細行の最後に合計を追加しましょう。




計算式にSUM関数を入力します。エクセルの行列番号（A1とかB1とか）と考え方はおんなじです。
※ちなみに金額欄は数えると「E列」になります。



いいですね！※サンプルファイルと結果が違う場合もあります。

最後に取引先が変わるごとに、改ページされているか確認します。




いい感じです。

まあでもワードで集計するというのは不安もありますので、エクセルでカッチリ集計したデータを作ってワードに差し込むとかいろいろ考えなけれならないところもありますね。

参考にしてください！！

※左サイドバーの「サンプルまとめサイト」から「ワードで請求書」をダウンロードし、練習してみてください。