意地でもOffice(WordとPDF変換機能とペイント)

しつこいようですが、私の本業はインストラクターなのですが、不景気ゆえにいろんな仕事が舞い込んできます。たのまれるといやとは言えずやってしまいます(笑)。

ただ、それぞれに対応したソフト、たとえばポスターならイラストレーターとかありますね。でもいちいち買ってるわけにもいかないわけです。(たまーにフリーソフト探したりしますが)

で、私の場合はoffice製品で意地でも作ってしまいます。

今回の完成品。(あるメーカーのシステム解説ポスター。実際の完成品にはもっと文字や図がたくさんありますが、省略)



このひとつひとつの図を今回はMSWordで作成しました。

「挿入」タブにある「図形」やテキストボックス、クリップアートなどを利用し作成します。



出来上がったら、「名前を付けて保存」から「PDFまたはXPS」を選択し、任意の場所にPDFファイルとして保存します。※このメニューがない方はOfficeオンラインからアドインソフトをダウンロード。



PDFファイルを開くとAdobe Readerが起動します。※Adobe Readerがない方はダウンロードしてください。

こんな感じになります。



なぜいちいちPDFファイルへ?と思うかもしれませんが、このファイル形式にするとひとつの画像として扱えるようになります。さらに文字や図形の荒い部分(ギザギザしたような部分)がきれいにとれてすっきりします。

今度はAdobe Readerの機能を使います。
私のは最初の設定を間違えたのかメニューがすべて英語になっております。おそらくみなさんのは日本語になってると思いますので「ツール」の「スナップショット」を選択します。



この機能は選択した部分をコピーしてくれる機能です。必要な部分をドラックするだけでOKです。




そして、今回はどのパソコンのアクセサリにあるお絵かきソフト「ペイント」を使いました。

ペイントを起動し、貼り付けるだけです。(任意の位置へ調整する)



今回の依頼で作成したのには3つの図形がありましたので、私はそれぞれ別々のファイルで作成し、同じ作業を繰り返しました。



貼り付け完了。



あとは、背景を塗りつぶして完成・・・・・・となるわけです。




この方法は、ポップだけではなく、ホームページにも使えたりします。

よく資料としてそのまま使ったりしているのは見かけますが、エクセルで作った表やグラフの一部を抜粋してほかのソフトと組み合わせて掲載するなんてのもいいですね。

やはり使い慣れたもので作成したものをいろんなところで有意義に使いたいですよね。

参考にしてみてください。

学校事務シリーズ~学校評価

以前、学校評価のアンケートをエクセルで集計する解説をしようとして、時間がなくてできなかったので、今回、読み切りで解説します。ただ自分で言うのもなんですが、読んでもなかなかわかりずらいと思うので、一応サンプルデータはダウンロードできるようにしますので、実際に見て触って使えそうだったら適当に手直してみてください。

で、学校関係のホームページをみていると、学校評価というのを公開してますね。

わたしの生徒さんにも学校関係の事務の方がいますが、これは毎年公表するようになってるそうです。

例によってdhenkan2というVBコードを少し改良しまして、私なりに作ってみました。(dhenkan2の詳細はここで確認してみてください。)

とりあえず図のように5段階評価(0「回答不能」も含む)のアンケートです。(いろんな学校のを参考にしました。)




シートは「コントロール」「入力」「データ」「集計」「集計表」「集計表2」を作りました。




「コントロール」シートに入力と出力のシートを指定します。



「入力」シートへはアンケートの質問項目をズらー!っと入力し、そして図形を適当に配置し、「dhenkan」コードを登録します。



「データ」シートには質問ごとに0~4までで入力されたデータが追加されます。

(もう適当なデータが入力されてます。)


この辺までのながれは、「dhenkan2」の使い方の解説を参考にしてください。

図のアンケートでは横棒のグラフを使って視覚的に表現しています。

このグラフを作るため、質問をいったん集計するためのシートを作ります。これが、「集計」シートです。



この質問ごとに集計されたデータを使って「集計表」シートへ質問数分のグラフを作ります。厳密には、一個作ってコピーし、データの範囲を変えるだけです。

そして、集計表にグラフを一個一個配置して出来上がりです。




これが完成すると、アンケートを回収して、入力すると、集計表が出来上がるという流れができます。

たぶん、毎年だいたい同じ質問の可能性が高いと思いますので、一回少々面倒くさくても作っちゃうとあとが楽になると思います。

質問が変わったら「入力」シートと「集計表」シートの質問項目は、参照しているので、「入力」シートの質問項目を修正するだけで済みます。

集計表は2種類つくってます。(A4横型)




データはわたしが適当にいれてます。データを消してしまうと、グラフはいったん消えますが、入力するとまた表示されます。

あとは評価の平均や、平均値によって「○」「×」「△」など関数を使っていろいろ表示しています。

ホームページなどにアップする場合は、PDFファイルなどに変換するのがいいと思います。Office2007では「名前を付けて保存する」から「PDFまたはXPS・・・」というメニューから簡単にできます。このメニューがない方は、Officeオンラインからアドインソフトをダウンロードする必要があります。

参考にしてみてください。